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【就活生向け・2023年版】電話が苦手な就活生のあなたへ【実際のやりとり例あり】

最終更新:2023年1月4日

「就活で社会人と電話する機会が増えて、不安だ」
「マナーに自信がない」
鉄道に関わる仕事を探している方に限らず、こんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

ですが、難しく考えることはありません。電話の基本的なパターンは

  1. こちらから電話をかけるとき

  2. 電話を受けたとき

  3. 折り返すとき

この3つです。
この記事では、それぞれのパターンについてのポイントと、具体的なやりとりの例を挙げました。ぜひ参考にして、就活に役立ててください。

パターン別「やり取り例」だけ見たい時は、目次から各パターンのリンクへ飛んでください。

なお、「鉄道業界就活のキホン」マガジンでは、ほかにも説明会への臨み方や、面接のマナーなどについてまとめています。あわせて読んでみてください!


就活における電話の心構え・準備

心構え

電話が苦手な学生の方は多いですよね。
これまであまり機会のなかった社会人相手の電話は、友人同士の通話と違って緊張することと思います。

ただ、電話は最低限のマナーを押さえれば決して怖いものではありません。もちろん最初から完璧にいかないことも多いとは思いますが、しっかり準備をして何度か回数をこなせば慣れていくものです。
あまり気負いすぎずに臨みましょう。

メモの準備

こちらから電話をかける場合、用件を軽くメモしてから電話をかけると相手への伝わりやすさが違います。電話で話しながら「えっと……」などと考えるのは相手への印象が良くありません。

相手からかかってきた場合も、メモやペンを鞄から取り出せるように備えておくと慌てずに済みます。通話を終えてから記憶を頼りにメモするのでは間違えた内容で記録してしまうことがあるので、机の前に座っているときなどは、通話しながらメモを取れるように準備しておくといいでしょう。
それが難しい場合も、通話後になるべくすぐにスマホやメモに記録をするようにしましょう。

基本的なマナーとコツ

  • 「もしもし」は使わないようにしましょう、という記述がよく見られますが、あまり気にしすぎないようにしてください。
    ただ、電話を受けた際はまず「○○です」と名乗るのが一般的です。

  • 無理に声を張り上げる必要はありませんが、できる範囲で聞き取りやすいように話すことを心がけましょう。

  • 敬語は正しく使いましょう。

  • こちらから電話をかけるときは、静かな場所でかけましょう。

  • 電話を受けた場合は、なるべく早く出ましょう。不在着信に気付いたときは、折り返しましょう。

  • 電話を終わる時は、かけた側が切るのが一般的です。
    こちらからかけて用件を伝え終わった後は、「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします」と言うと相手も「失礼いたします」と言うので、そこで切ればスムーズに終わります。

  • 名乗った後の「お世話になっております」であったり、担当者が出た後の「いまお時間よろしいでしょうか」「お忙しいところ失礼いたしました」であったり、定番の一言を使えるとスムーズに進行します。

①こちらから採用担当へ電話をかけるとき

気を付けたいポイントは、以下の通りです。

まず大事なこととして、緊張すると早口になり、用件が伝わりづらくなることがあります。なるべくゆっくりと話すように心がけましょう。

次に電話をかける時間帯ですが、よく言われるように何かと忙しい出社直後(9時~10時)、席を外すことの多い昼休憩(12時~13時)、定時後(18時以降)は避けた方が無難です。

ただ、リモートワークやフレックスタイムなどの制度がある場合は「必ずこの時間に居る」とも限らないため
「電話が繋がるかは、かけてみないと分からない」
というのが実際のところです。

少なくとも平日の営業時間帯にかければ失礼には当たらないので、あまり気にしすぎずにかけて問題ありません。
繋がらない場合はメールなど他の連絡手段も併用しましょう。

なお鉄道が土日祝日に運行していても、採用担当の方は休日になっている場合も多いです。電話をかけるのは月曜日まで待ちましょう。

やりとり例

社員「○○株式会社です」
学生「お忙しいところ恐れ入ります、○○大学の××と申します、お世話になっております」
社員「お世話になっております」
学生「インターンシップについてお伺いしたいことがあるのですが、人事部採用担当の□□様はいらっしゃいますか」
社員「お繋ぎしますのでお待ちください」
(保留)
担当者「お待たせしました、□□です」
学生「○○大学の××です。8月15日に御社のインターンシップに参加予定だったのですが、大学の実習が入ってしまったため、申し訳ないのですが日程の変更をお願いできませんでしょうか」
担当者「構いませんよ、それでは……8月17日ではどうでしょうか」
学生「17日でしたら参加可能です。ご調整いただきありがとうございます。当日は何時に伺えばよろしいでしょうか」
担当者「10時集合です。到着したら、本社8階の受付電話で私を呼び出してください」
学生「10時集合ですね、承知いたしました。当日はよろしくお願いします」担当者「よろしくお願いします。お待ちしております」
学生「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします」
担当者「失礼します」

なお、採用担当が不在の場合は、以下のどちらかの対応となります。

  • 戻る時間を聞き、改めてかけなおす

  • 折り返し連絡してもらう

「戻る時間を聞き、改めてかけなおす」を基本にしつつ、相手から申し出があれば折り返し連絡してもらうようにしましょう。

社員「□□は会議で席を外しております」
学生「承知いたしました。失礼ですが、お戻りの時間は分かりますでしょうか」
社員「○時頃には戻る予定です」
学生「恐れ入ります。それでは改めて○時頃にお電話いたします。ありがとうございました、失礼いたします」
社員「失礼いたします」

以下は折り返し連絡をもらう場合です。

社員「のちほど□□から折り返しご連絡差し上げます。念のためご連絡先を頂戴いたします」
学生「ありがとうございます。電話番号はXXX-XXXX-XXXX。○○と申します。インターンシップの日程の件です」
社員「XXX-XXXX-XXXX、○○さま、ご用件がインターンシップの日程についてですね。ではのちほど□□から折り返しご連絡いたしますのでお待ちください」
学生「ありがとうございます、失礼いたします」
社員「失礼いたします」

②採用担当から電話を受けたとき

気を付けたいポイントは、以下の通りです。

やりとり例

学生「はい、○○です」
担当者「○○株式会社人事部の□□です。いまお時間よろしいですか」
学生「問題ございません」
担当者「先日は弊社の二次面接に参加いただきありがとうございました。最終面接に進んでいただきたく、ご連絡いたしました。のちほど日程についてメールでご案内を差し上げますので、申し込みをよろしくお願いします」
学生「承知いたしました、ありがとうございます」
担当者「もしメールにある候補に無い日程をご希望される場合などはご連絡ください」
学生「かしこまりました。お忙しいところご連絡いただきありがとうございました」
担当者「それでは申し込みをよろしくお願いいたします、失礼いたします」
学生「失礼いたします」

③不在着信に折り返すとき

電車で移動中のため取れなかったり、着信に気付かなかった場合など、一番多いパターンではないかと思います。
基本的な注意点は「こちらから採用担当へ電話をかけるとき」と同じですが、不在着信を受けてのことになりますので、以下のような一言がポイントです。

やりとり例

社員「○○株式会社です」
学生「○○大学の××です。先ほどはお電話に出られず失礼いたしました。
○時○分頃に着信がありましたので、折り返しご連絡いたしました」

また、採用担当が出なかった場合は「こちらから電話をかけるパターン」の「相手が出なかった(別の社員が出た)場合」と同じように話せばOKです。

こんなときどうする?

ここまでは、基本的な3つのパターンについて解説してきました。
ここからは、鉄道就活応援隊の編集部が内定者や1年目の社員から聞いた「あるある」について答えました。

知らない電話番号からかかってきたとき

不安になる気持ちは分かりますが、出ましょう。

登録していない番号からの電話は勧誘の確率も高いので出たくない、という考えの人も多いかもしれません。
ただ、連絡を取る手段がメールやナビサイト中心となった今、電話で伝えられる内容は選考の合格など重要なものであることが多くなっています。
少なくとも就活をしている間だけは、かかってきた電話には出ましょう

採用関係の連絡である場合は採用担当部署の固定電話や採用担当の携帯電話からかかってくることが多いですが、番号非通知でかかってくることもあります。
企業によっては「採用関係の連絡はこの番号からかけます」と伝えてくれる場合もありますが、そうであっても違う番号からかかってくることがありえないとも言い切れません。

就活期間中にかかってきた電話は、とりあえず出た方が無難です。

相手が何を言っているのか聞こえなかった・意味が分からなかったとき

あいまいなままにせず、しっかりと内容を確認しましょう

いくら周りの環境に気を付けていても、電波の届き具合などで一時的に話の内容が聞こえづらくなることはあります。また、込み入った内容の場合は意味が上手く理解できない時もあるでしょう。
聞き返すのは失礼に感じるかもしれませんが、大事な用件を間違って受け取ることに比べれば問題ない範囲です。

「恐れ入りますが、もう一度確認してもよろしいですか」

と言って確認したり、

「●●でお間違いないでしょうか」

と復唱したりすることで内容を確実に受け取りましょう。
繰り返しですが、間違って受け取ることに比べれば聞き返すことなど些細なことです。

ちなみに聞き取れなかったとき、反射的に「は?」や「え?」と反応する方もいるかもしれませんが、社会人の言葉遣いとしては適切ではないので、上に書いたようなフレーズを使うようにしてください。

電話をかけてきた相手が名乗らない

訊ねても失礼にはなりませんので、確認しましょう。

一般的な社会人は電話をかけた相手に名乗りますが、採用担当の社員も人間ですので、うっかり名乗り忘れることがあります。
話を聞いているうちにどの会社の採用担当か分かる場合もありますが、そうでない場合は

「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいですか」

などと訊ねても失礼には当たりません。相手がだれか良く分からないまま終話してしまうことを考えれば、きちんと訊ねた方がお互いのためです。

残念ながら就活中の学生に対する詐欺などもある世の中ですので、きちんと電話口の相手を確認しましょう。

就活生の不安につけこむ悪徳業者などによる事案が、国民生活センターのWebサイトにも載っています。一度目を通しておくと、自分や周囲の人を詐欺から守る一助になるはずです。

まとめ

この記事では、以下のことをお伝えしました。

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また、このnoteでは、「はじめて」が多い就活において不安になりがちなマナーや、よりあなたに合う企業を見つけるコツなどについてまとめています。以下のリンクからご覧ください。

※2023年1月4日 ポイントを見やすい画像に差し替えるなど一部の内容を修正し、タイトルを修正しました。

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