出版社社員に聞いてみました。皆さんのスケジュール管理ツールを教えてください！
会社説明会やインターンといった就活の予定以外に、学校行事や友人との約束など、予定が詰まってくると、スケジュール管理が必要になってくると思います。
そこで、今回は出版社である当社（交通新聞社）社員に、どのようなツールを使ってスケジュール管理をしているか聞いてみました。ぜひ、参考にしてください！
就活時のスケジュール管理ツールで多かったのは、紙？ アプリ？ 紙とアプリ併用？ 記憶力？
一番多かったツールは次のうちどれでしょう？
スクロールする前に予想してみてください。
①紙（手帳やカレンダーに書き込んで管理）
②アプリ（スマホやPCなどデジタルデバイスで管理）
③紙とアプリ（デジタルデバイス）の併用
④記憶力勝負
答えの前に、アンケートの概要です。
アンケートは2023年8月1日～8日に実施、33名の回答が得られました。
若手・中堅・ベテランほぼ同数の回答となっています。
それでは、答えです。
一番多かったのは、①紙という結果でした。
紙派の人へ聞きました！ 紙で管理して良いと感じたことは何ですか？
紙で管理する利点を聞いてみました。
●相手と話している最中でもメモが取れる
●通話中でも書き込める
これらは最も多かった意見でした。「相手との話し中にスマホを取り出すのがはばかれるから手帳などが便利」という理由が添えられていました。
通話中でも書き込めるのも納得の理由ですが、確実に伝えるために、メールや電話＋メールといった企業も増えてきているのではないでしょうか。
●書くことで記憶に残る・情報が整理される
●一覧性があるので、スケジュール全体を俯瞰して確認できる
●予定変更などの履歴確認や軌跡の振り返りがすぐにできる
●強調やシールを貼るなど、レイアウトの自由度が高い
他にはこのような意見が挙がっていました。一覧性に優れていて情報整理に便利なバーチカルタイプの手帳が良いという意見もありました。
ベテランからは、アプリが無い時代だったから手帳を使っていたという回答もありました。そんなベテランでも、便利なデジタルツールがある今では、アプリで管理するようになったと答えている人もいます。
紙派の人へ聞きました！ 紙で管理して不便に感じたことは何ですか？
せっかくなので、不便に感じたことも聞いてみました。
●常に持ち歩いていないと確認できない・荷物がかさばる
●（鞄を変えた時など）持ち忘れることがある
●ペンが行方不明になる
この意見には共感を覚える方もいるのではないでしょうか。実は私もそのひとりです……。
●（予定変更した場合など）書き込めるスペースに限界がある
●急いで書き込んだ結果、判読できなかった……
これも共感を覚える方が多い意見なのではないでしょうか。字がキレイな人が羨ましい……。
●リマインドのためには結局スマホなどを使わないといけない
リマインドはあったら便利だと思います。そのためにアプリを併用している方もいるのではないでしょうか。
また、「不便に感じたことが無い」という意見もありましたので、一部の不便に感じることは、慣れることで解消されることもあるかもしれません。
紙とアプリ併用派の方へ聞きました！ 併用していた理由を教えてください
紙だけ、またはアプリだけで管理しないのはそれなりの理由があるのではと思い聞いてみました。
●IDやパスワードは紙で管理し、予定はアプリで管理していた
●打ち合わせ内容などは紙で管理し、予定はアプリで管理していた
●説明会や面接などの予定は紙で管理し、書類提出日など期限があるものはリマインド機能があるアプリで管理していた
紙とアプリを併用している方は、それぞれの特性を活かした「使い分け」をしていることが分かりました。
●対面時はスマホを取り出すことは気が引けるので紙で管理し、後ほどアプリに入力していた
やはり、対面時にスマホを取り出すことは気になるようです。紙にもスマホにも書き込むことで、記憶に定着しやすいとポジティブに捉えている意見もありました。
アプリ派・記憶力派の意見
アプリで管理する利点・不便に感じたことと、記憶力派にその理由を聞いてみました。
＜アプリで管理する利点＞
●手帳のように別途持ち歩く必要がなく、いつでも確認ができる
●汚損リスクがない
●リマインド機能が便利
＜アプリで管理していて不便に感じたこと＞
●対面時にスマホを取り出すことに気が引ける
●記入するのに紙より時間がかかる
●充電が切れた時はどうしようもなかった
ここでも、対面時にスマホを取り出すことに気が引けるという意見が挙げられていました。
記憶力派は「スマホやPCがなく、また志望企業数も少なかった」ため、記憶力で充分対応できたとのことでした。
相手のいる前でスマホを取り出すことは失礼にあたる？
これまでに「相手のいる前でスマホを取り出すことがはばかれる」という意見が散見されました。
では、実際のところどうなのか――。
明確な答えにはなりませんが、相手によるというのが現実だと思います。
スマホの使用を気にしない担当者もいれば、事前に一言声かけしたとしてもスマホの使用が気になる担当者もいるということです。
なので、特にアプリ派の方は簡易的なもので良いのでメモと筆記具は用意しておくのが無難と言えるでしょう。
社会人になってから、スケジュール管理ツールは何を使っていますか？
社会人となった今はどのように管理しているのか聞いてみたところ、およそ半数は「アプリで管理」している結果に。併用派も加えると、実に8割がアプリを使用していることになります。
グラフにはありませんが、就活時には紙で管理していた人でも、社会人となってからは、アプリのみまたは併用して管理するようになった人が大きく増える結果となりました。
これは、スマホの普及で身近にデジタルデバイスがあることの他に、ライフスタイルの変化や仕事の効率化といったことが影響していそうです。
家族とスケジュールを共有できたり、社内で仕事のスケジュールが共有できたりすると、予定が立てやすくなり効率が上がります。
スケジュール管理をするのに便利と感じたツールを教えてください
最後に、便利と感じたツールについて聞いてみました。個人的な感想ではありますが、参考にしてください。
手帳はロルバーン・高橋の手帳・ほぼ日手帳、といった意見が多く、見開きで1週間分の予定と、各予定のタイムラインが一覧して確認できるバーチカルタイプが好まれているようです。
学生時に使っていた手帳のブランドは、今でも愛用しているという人もいるようです。
また、ペンは消せるタイプ（フリクションなど）という声が多数でした。中でも細字の愛用者が多いようです。
アプリは、機能に多少の差はありますが、「リマインドが来る」「色分けして管理できる」「他のアプリと連携できる」「スケジュールを共有できる」といったことから、Time Tree・Googleカレンダー・Yahooカレンダー・iPhoneのカレンダー・Outlookあたりが人気のようです。
まとめ
今回は、スケジュール管理ツールについて、社内アンケートを基にお届けしました。簡単にまとめると
・就活時は、「紙」「紙とアプリ併用」が多い
・アプリ派でも対面時にはメモと筆記具を用意するのが無難
・手帳はバーチカルタイプが便利
・社会人となってからはデジタルツールの使用が増える
となります。就活の、そして今後の参考にしてみてはいかがでしょうか。
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文・企画・構成：交通新聞社
※記事中の情報は、この記事を公開した当時のものです。